۰۱ — خدمات
تحلیل و بازطراحی فرآیند
قبل از خودکارسازی، باید بدانیم چه چیزی را خودکار می‌کنیم.
- زمان‌بندی تقریبی
- یک تا سه هفته، بسته به تعداد فرآیندها
- ابزارها
- کارگاه فرآیند، نقشهٔ جریان ارزش، مصاحبهٔ ساختاریافته، Notion / Miro
- نگاه کلی
- بررسی و تحلیل فرآیندها
مسئله
بیشتر مجموعه‌ها فکر می‌کنند مشکلشان نرم‌افزار است. اما وقتی مسیر یک سفارش را دنبال می‌کنید، می‌بینید یک نفر دو بار داده وارد می‌کند، یک تأیید سه روز منتظر می‌ماند و هیچ‌کس نمی‌داند الان توپ در زمین کیست. نرم‌افزار جدید این را حل نمی‌کند؛ فقط سریع‌ترش می‌کند.
مسیر واقعی کار را از ابتدا تا انتها ترسیم می‌کنیم، نقاطی که کار می‌ایستد یا دوباره انجام می‌شود را پیدا می‌کنیم و فرآیند را قبل از هر ابزاری اصلاح می‌کنیم.
رویکرد ما
- ۰۱دنبال کردن کار واقعیبا کسانی که کار را انجام می‌دهند می‌نشینیم و مسیر یک نمونهٔ واقعی را قدم‌به‌قدم دنبال می‌کنیم — نه آنچه در دستورالعمل نوشته شده.
- ۰۲اندازه‌گیری قبل از قضاوتبرای هر گام زمان انتظار، زمان کار مؤثر و تعداد دست‌به‌دست شدن را ثبت می‌کنیم. گلوگاه‌ها معمولاً جایی نیستند که حدس می‌زدید.
- ۰۳حذف قبل از افزودناول گام‌هایی را که ارزشی اضافه نمی‌کنند حذف می‌کنیم. هر گامی که باقی می‌ماند باید دلیل داشته باشد.
- ۰۴طراحی مسیر جدیدفرآیند بازطراحی‌شده را با تیم مرور می‌کنیم تا قبل از هر خط کد، همه روی یک تصویر توافق داشته باشند.
تحویل‌دادنی‌ها
- نقشهٔ فرآیند فعلی با زمان و مالک هر گام
- فهرست اولویت‌بندی‌شدهٔ گلوگاه‌ها
- طرح فرآیند بازطراحی‌شده
- برآورد اثر هر تغییر بر زمان و ظرفیت
نتایج قابل اندازه‌گیری
- کاهش گام‌های بی‌ارزش
- ۲۵–۴۰٪
- شفافیت مالکیت هر گام
- ۱۰۰٪
- زمان تا اولین نتیجهٔ قابل مشاهده
- ۳ هفته
در فرآیندهایی که تا حالا تحلیل نشده بودند
هر گام یک مسئول مشخص پیدا می‌کند
سؤالات متداول
اگر فرآیند ما اصلاً مکتوب نیست چه؟
همین حالت رایج‌تر است. کار ما دقیقاً همین است که آن را از ذهن آدم‌ها بیرون بکشیم و روی کاغذ بیاوریم.
آیا این مرحله را می‌شود رد کرد؟
می‌شود، اما توصیه نمی‌کنیم. تجربهٔ ما این است که پروژه‌هایی که از اینجا شروع نمی‌شوند، در مرحلهٔ اجرا دو برابر هزینه می‌دهند.
قدم بعدی
این همان چیزی است که دنبالش بودید؟
یک جلسهٔ کوتاه بگذاریم و ببینیم برای وضعیت شما دقیقاً چه شکلی پیدا می‌کند.