مجموعهٔ پخش مواد غذایی — پخش و توزیع
از گروه تلگرامی تا یک جریان سفارش قابل ردیابی
سفارش‌ها در گروه تلگرامی ثبت می‌شد و در اکسل دنبال می‌شد. مسیر سفارش را از پیام تا تحویل به یک جریان واحد تبدیل کردیم.
- سال
- ۲۰۲۵
- صنعت
- پخش و توزیع
۰۱چالش
روزانه حدود دویست سفارش از طریق تماس تلفنی و پیام تلگرامی می‌رسید. هر سفارش دست‌کم سه بار بازنویسی می‌شد: یک بار در دفتر، یک بار در اکسل انبار و یک بار در سیستم حسابداری. وقتی مشتری تماس می‌گرفت و می‌پرسید سفارشش کجاست، کسی جواب قطعی نداشت.
۰۲تحلیل
- ۰۱مسیر واقعی سفارشبا دنبال کردن سی سفارش واقعی مشخص شد بین ثبت اولیه و تأیید انبار به‌طور میانگین چهار ساعت فاصله است — نه به دلیل کمبود نیرو، بلکه چون هیچ‌کس نمی‌دانست نوبت کیست.
- ۰۲منبع اختلاف موجودیمغایرت موجودی تقریباً همیشه از سفارش‌هایی می‌آمد که در انبار ثبت شده بودند اما در حسابداری نه، یا برعکس. مشکل انبارداری نبود، مشکل نبودِ یک منبع واحد بود.
- ۰۳بار پنهان پیگیریحدود یک‌سوم وقت تیم فروش صرف پاسخ به «سفارش من کجاست؟» می‌شد — کاری که هیچ‌جا به عنوان وظیفه ثبت نشده بود.
۰۳معماری راهکار
۰۱ — معماری راهکار
ورودی
- فرم سفارش
- ربات تلگرام
- ثبت تلفنی
۰۲ — معماری راهکار
هسته
- سرویس سفارش
- قواعد اعتبارسنجی
- وضعیت واحد سفارش
۰۳ — معماری راهکار
اتصال
- انبار
- حسابداری
- مسیر ارسال
۰۴ — معماری راهکار
بازخورد
- اعلان مشتری
- داشبورد عملیات
- هشدار تأخیر
۰۴نتیجه
- زمان ثبت تا تأیید انبار۴ ساعتکمتر از ۳۰ دقیقه
- بازنویسی دستی هر سفارش۳ بار۱ بار
- پاسخ به «سفارشم کجاست؟»تماس با فروشاعلان خودکاردر مسیر عادی سفارش
- مغایرت موجودیکشف در پایان ماههشدار روزانه
ابزارهاn8nPostgreSQLTelegram Bot APIAPI حسابداریMetabase
مهم‌ترین تغییر این نبود که کارها سریع‌تر شد؛ این بود که بالاخره می‌دانیم هر سفارش کجاست.
مدیر عملیات — مجموعهٔ پخش مواد غذایی
قدم بعدی
پروژهٔ شما هم شکل مشابهی دارد؟
اگر جایی از این روایت آشنا بود، احتمالاً می‌توانیم کمک کنیم.