یک الگوی تکراری در پروژه‌ها هست. مجموعه‌ای تماس می‌گیرد و می‌گوید کارها کند است و می‌خواهیم خودکارش کنیم. ابزار را هم معمولاً خودشان انتخاب کرده‌اند. وقتی می‌پرسیم دقیقاً کدام مرحله کند است، جواب روشنی وجود ندارد.
این سؤال ساده معمولاً پروژه را چند هفته عقب می‌اندازد — و همان چند هفته، بیشترین ارزش کل پروژه را می‌سازد.
چرا سرعت بخشیدن به کار غلط بدتر است
وقتی یک فرآیند دستی خراب است، خرابی‌اش کند و قابل مشاهده است. یک نفر متوجه می‌شود چیزی درست نیست و جلویش را می‌گیرد. این کندی، بدون اینکه کسی طراحی‌اش کرده باشد، نقش یک ترمز ایمنی را بازی می‌کند.
وقتی همان فرآیند را خودکار می‌کنید، ترمز را برمی‌دارید. حالا خطا با سرعت ماشین تکثیر می‌شود و چون همه‌چیز «خودکار» است، کسی هم نگاه نمی‌کند.
اتوماسیون، فرآیند را تقویت می‌کند — چه خوب باشد چه بد.
نشانه‌های اینکه هنوز آمادهٔ اتوماسیون نیستید
- دو نفر از تیم، مسیر یک سفارش را متفاوت توضیح می‌دهند.
- کسی نمی‌داند بین ثبت تا تحویل چقدر زمان می‌گذرد.
- برای «موارد خاص» هیچ قاعده‌ای نیست و هر بار سلیقه‌ای تصمیم گرفته می‌شود.
- گام‌هایی وجود دارد که هیچ‌کس نمی‌داند چرا اضافه شده‌اند.
اگر دو مورد از این‌ها را دارید، هر ابزاری که بخرید در نهایت همان بی‌نظمی را با هزینهٔ بیشتر بازتولید می‌کند.
به جایش چه کنیم
- ۰۱یک نمونهٔ واقعی را دنبال کنیدیک سفارش یا پرونده را از لحظهٔ ورود تا پایان دنبال کنید و هر دست‌به‌دست شدن را یادداشت کنید. معمولاً دو برابر چیزی است که فکر می‌کردید.
- ۰۲زمان انتظار را از زمان کار جدا کنیددر بیشتر فرآیندها، کار مؤثر چند دقیقه است و بقیه انتظار. اتوماسیون روی زمان انتظار اثر می‌گذارد، نه روی زمان کار.
- ۰۳اول حذف کنیدهر گامی که نتوانید دلیلش را در یک جمله بگویید، کاندید حذف است. حذف کردن، ارزان‌ترین شکل بهینه‌سازی است.
- ۰۴بعد خودکار کنیدچیزی که باقی می‌ماند، حالا ارزش خودکار شدن دارد — و ساخت آن هم ساده‌تر است، چون قواعدش روشن شده.
در پروژه‌هایی که این ترتیب رعایت شده، مرحلهٔ ساخت معمولاً کوتاه‌تر از چیزی است که مشتری انتظار داشته. دلیلش سادگی ابزار نیست؛ این است که تا رسیدن به ساخت، دیگر تصمیم مبهمی باقی نمانده.